10 rad pro vybudování skvělé zákaznické podpory

„Nejlepší způsob, jakým vést zákaznickou podporu, je takový, aby ji zákazníci nepotřebovali,“ tvrdí někteří odborníci. Někdo ale naopak vítá každý kontakt se zákazníkem, protože v něm vidí příležitost. Příležitost, aby zákazníka nadchnul. Stejně jako v manželství i zde platí, že úspěšně překonaná krize může vztah naopak posílit. Jakmile zákazníkovi pomůžete, v době, kdy to potřebuje, bude vědět, že se na vás může spolehnout. Takový pocit důvěry je k nezaplacení.

Existuje mnoho důvodů, proč zákazníci ukončují obchodní vztahy se společnostmi. Myslíte si, že je ve většině případů přetáhne konkurence? Chyba lávky, takových zákazníků odchází zhruba jenom 9 %. Zato celých 68 % odejde proto, že věří, že se o ně nezajímáte!

Jak ale vybudovat zákaznickou podporu na pevných základech a ještě dokázat zákazníka nadchnout? Není to zas tak složité, tedy alespoň teoreticky. Stačí dodržovat v podstatě 10 hlavních zásad. Ale nejdůležitější je se s nimi 100% ztotožnit a přijmout komunikaci s vašimi zákazníky za skvělou příležitost a radostný zážitek.

1. Upřímně se zajímejte o názory svých zákazníků

  • Dejte lidem možnost se vyjádřit. A nabídněte jim k tomu několik možností. Zákazníci již nepoužívají pouze telefon. Buďte pro ně k dispozici také na e-mailu, sociálních sítích, live chatu, diskuzích, webu...
  • Pobízejte je, aby s vámi sdíleli svoje nápady a myšlenky. Nebojte se pravdy a poslouchejte svoje zákazníky!
  • Apelujte na své zaměstnance, ať se o názory zákazníků upřímně zajímají a dávají jim to najevo.
  • Naučte se také říkat kouzelné slůvko: “Děkuji.”
  • 3 ze 4 zákazníků říkají, že utrácejí více u těch společností, se kterými mají kladné předešlé zkušenosti.

2. Buďte odborníci ve své profesi

  • Věnujte se důsledně zaměstnancům, kteří řeší požadavky zákazníků. Učte je, trénujte, vyžadujte od nich vědomosti a schopnosti řešit nenadálé situace.
  • Pracovníci zákaznické podpory musí skutečně rozumět svojí práci. Není nic horšího, než když potřebujete pomoc a někdo vám do telefonu říká: „Tohleto já nevím, možná by věděl ten a ten…” A nebo vlastně ještě horší je, když “rádce” neznalost nepřizná nebo nerozpozná.
  • S těmi zkušenými tvořte přehledné manuály, procesy a typová řešení pro nováčky.

3. Zůstaňte lidmi

  • Nelpěte na přesném dodržování postupů a pravidel za každou cenu. Nezapomeňte na zdravý rozum a empatii.
  • Nechovejte se k zákazníkům jako roboti, ale jako lidé. Poznají, když s nimi nejednáte upřímně a přirozeně.
  • Vybírejte si pro kontakt se zákazníky takové lidi, kteří mohou zůstat sami sebou, které nemusíte ohýbat podle skript a pouček. Takové, kteří mají přirozeně pozitivní cit pro zákazníky.
  • V mnohých případech nepotřebujete zarytého vědce s 30 letou praxí. Mnohdy vám stačí nadšení studenti, kterým předáte své know-how.

4. BUĎTE RYCHLÍ, HODNĚ RYCHLÍ

  • Rychlost je důležitá. Nenechte zákazníky čekat na řešení. Odpovídejte v minutách, řešte v hodinách. Udělejte pro to vše.
  • Nenechejte za vás odpovídat automat. Zákazník musí vědět, že se jeho situací zabývá reálný člověk. Někdo, kdo zhodnotil a pochopil, jak moc je daná věc důležitá.

Ukažte na webu svým zákazníkům, kdo konkrétně s nimi komunikuje. Ukažte na webu svým zákazníkům, kdo konkrétně s nimi komunikuje. Takto prezentuje svůj tým technické podpory společnost eBRÁNA.

5. DODRŽUJTE SVÉ SLIBY

  • Pokud něco slíbíte, prostě to udělejte. Když řeknete, že to bude ve středu, věnujte potřebnou pozornost tomu, aby to ve středu bylo.
  • Pokud máte problémy s odhadováním a plněním termínů, pak raději nic neslibujte.
  • Pamatujte, že 1 negativní zážitek smažete v očích svého zákazníka teprve 12 pozitivními.

Garantujte vyřešení požadavku raději v delším časovém horizontu. Udělejte pak maximum proto, abyste ho vyřešili co nejdříve. Zákazník to ocení a bude mnohem raději než kdyby tomu bylo naopak. Garantujte vyřešení požadavku raději v delším časovém horizontu. Udělejte pak maximum proto, abyste ho vyřešili co nejdříve. Zákazník to ocení a bude mnohem raději než kdyby tomu bylo naopak.

6. Uznejte svou chybu

  • Pokud uděláte chybu, uznejte to a upřímně se omluvte.
  • Nesnažte se svést odpovědnost na zákazníka. Nevyplatí se vám to.

7. Mějte v péči o zákazníky pořádek

  • Zaveďte si systém pro řízení požadavků. Dbejte na to, ať je každý kontakt se zákazníkem řádně zaznamenán a buďte si nanejvýš jistí, že se vaše reakce dostala k rukám zákazníka.
  • Mějte k dispozici kvalitní informace o jednotlivých zákaznících a jejich historii.
  • Sledujte účinnost vašich služeb. Měřte rychlosti reakce a vyřešení.
  • Evidujte kategorii požadavku (dotaz, reklamace…), kanál, kterým byl požadavek zadán (e-mail, telefon…), produkt nebo službu, které se požadavek týkal (fakturace, produkt X…), prioritu a další faktory, které vám budou přínosné při vyhodnocování statistik a zlepšování péče o zákazníky.

8. Nechte návštěvníky najít si svou odpověď

  • 72 % zákazníků je nejraději, pokud si může nalézt na svoji odpověď otázku samo. Nebraňte jim v tom!
  • Vytvářejte pro ně přehledné návody, tipy a články. Nechte je stáhnout si manuály.
  • Sledujte nejčastější otázky a zveřejňujte je spolu s odpověďmi na vašem webu.

Zde se nás můžete zeptat.:) Dotazy sjednoťte podle dané tématiky. Mějte však na paměti, že v jednoduchosti je krása. Inspirovat se můžete Poradnou eshopu našeho klienta Věcičky pro malé lidičky.

9. Buďte hrdí na svůj telefon

  • Umístěte telefonní číslo na dobře viditelné místo na vašem webu. Chlubte se jím, neschovávejte ho před zákazníky. Zákazník nesmí mít pocit: „Ti asi nechtějí, abych jim volal.”
  • Buďte si jistí, že onen telefon někdo zvedne. Pozor, to slůvko “někdo” je velice důležité. Lidé, kteří volají, chtějí s někým mluvit, ne poslouchat záznamník.
  • Až 12 % zákazníků vás opustí, pokud jim řešení jejich problému zabere dvě a více volání.

Součástí kontaktních údajů může být i online formulář, podobně jako na webu našeho klienta  FIT-Revolution. Součástí kontaktních údajů může být i online formulář, podobně jako na webu našeho klienta  FIT-Revolution.

10. Nechtějte jenom spokojené zákazníky, chtějte šťastné zákazníky

Pokud bude chtít zákazník například vědět, kdy bude na skladě určitý produkt, neřešte to tak, že mu odpovíte za týden něco jako: “Možná příští měsíc. S pozdravem …”. Odpovězte do několika minut například takto: ”Dobrý den pane Nováku, toto zboží nám je dodavatel schopen poskytnout bohužel až příští měsíc. Ale prozkoumala jsem alternativy a myslím, že produkt X by také mohl vyhovovat Vašim potřebám a navíc je za stejnou cenu. Na tuto cenu vám mohu domluvit ještě 10% slevu, jelikož to není přesně to, co jste poptával. Posílám Vám jeho ukázku. Případně si můžete přijít vybrat produkt “naživo” do naší prodejny (máme otevírací dobu, ale pokud by Vám nevyhovovala, je možné se předem domluvit na jiném termínu). Přeji Vám krásný den a doufám, že na nás nezanevřete.”

Ano, všechny tyto rady stojí čas a peníze, ale zkuste hádat, kolik vás stojí přijít o zákazníka:)



Zprávy ze světa e-commerce přímo do e-mailu

Zprávy ze světa e-commerce přímo do e-mailu

490 520 015 každý pracovní den 8.00–16.30

© 2017, ESHOPMANIAC je společný projekt Comgate, a.s., a eBRÁNA, s.r.o.

Nahoru ↑